Tờ khai hải quan xuất khẩu là văn bản bắt buộc mà mọi công ty xuất nhập khẩu cần hoàn tất để sản phẩm được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam. Hiểu đúng cách điền và nộp tờ khai sẽ giúp Quý khách tránh được sai sót và tiết kiệm thời gian thông quan đáng kể.
Tờ khai hải quan xuất khẩu là gì?
Tờ khai hải quan xuất khẩu là tài liệu chính thức mà người xuất khẩu phải nộp cho cơ quan hải quan Việt Nam trước khi lô hàng được phép xuất cảnh. Tờ khai này chứa đầy đủ thông tin về sản phẩm, người xuất khẩu, người nhập khẩu, giá trị lô hàng và các chứng từ kèm theo.
Theo quy định tại Luật Hải quan 2014 và các nghị định hướng dẫn, việc kê khai phải được thực hiện trước khi lô hàng đến khu vực giám sát hải quan tối thiểu 4 tiếng (đối với hàng xuất khẩu qua cảng biển) hoặc 2 tiếng (đối với cảng hàng không).
Mục đích chính của tờ khai bao gồm:
- Khai báo chính xác thông tin sản phẩm để tính thuế
- Đảm bảo sản phẩm tuân thủ các quy định pháp luật
- Phục vụ thống kê xuất nhập khẩu quốc gia
- Tạo cơ sở pháp lý cho việc thông quan
Mẫu tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu chuẩn mới nhất
Hiện tại, Tổng cục Hải quan Việt Nam áp dụng mẫu tờ khai theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Mẫu tờ khai gồm 54 ô thông tin được chia thành các nhóm chính:
Nhóm 1: Thông tin tổng quan (ô 1-14)
- Loại tờ khai, cửa khẩu xuất
- Người xuất khẩu và đại lý hải quan
- Phương tiện vận tải và vận đơn
Nhóm 2: Thông tin sản phẩm (ô 15-47)
- Mô tả sản phẩm và mã HS code
- Xuất xứ, khối lượng, giá trị
- Thuế xuất khẩu (nếu có)
Nhóm 3: Thông tin thanh toán (ô 48-54)
- Điều kiện thanh toán
- Tỷ giá áp dụng
- Chữ ký và con dấu
Quý khách có thể tải mẫu tờ khai chuẩn nhất từ website chính thức của Tổng cục Hải quan (www.customs.gov.vn) hoặc liên hệ LogiLink để được cung cấp mẫu mới nhất cùng hướng dẫn chi tiết.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi thông tin tờ khai hải quan sản phẩm xuất khẩu
1. Các thông tin tổng quan của tờ khai
Ô 1 – Loại tờ khai: Ghi “XK” cho hàng hóa xuất khẩu thương mại, “TK” cho hàng tạm nhập tái xuất theo bảng mã loại hình XNK hiện hành.
Ô 2 – Cửa khẩu xuất: Mã cửa khẩu nơi hàng hóa xuất cảnh, ví dụ: “7001” cho cảng Sài Gòn, “7002” cho cảng Cát Lái.
Ô 3 – Mã đại lý hải quan: Ghi mã số thuế của công ty làm thủ tục hải quan. LogiLink có mã đại lý chính thức được Tổng cục Hải quan cấp phép.
Ô 6 – Tổng trị giá: Tổng giá trị FOB của toàn bộ lô hàng tính bằng USD, làm tròn đến đơn vị đô la.
2. Thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu
Ô 8 – Người xuất khẩu: Điền đầy đủ tên công ty, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam.
Ô 10 – Người nhập khẩu: Thông tin công ty nhận hàng ở nước đích, bao gồm tên, địa chỉ chi tiết. Nếu có mã số thuế nước ngoài thì ghi kèm theo.
Lưu ý quan trọng: Thông tin phải khớp chính xác với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hợp đồng mua bán.
3. Thông tin vận đơn và phương tiện vận tải
Ô 15 – Điều kiện giao hàng: Áp dụng theo Incoterms 2020, phổ biến nhất là FOB, CIF, EXW.
Ô 17 – Phương tiện vận tải:
- “1” cho đường biển
- “4” cho đường hàng không
- “3” cho đường bộ
- “2” cho đường sắt
Ô 18 – Vận đơn: Số vận đơn gốc do hãng tàu/hàng không cấp. Đây là căn cứ quan trọng để truy xuất lô hàng.
Kèm theo đó là bản lược khai hàng hóa (Manifest) để khai báo chi tiết hàng hóa trên phương tiện vận tải.
4. Thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm xuất khẩu
Ô 25 – Mô tả sản phẩm: Mô tả cụ thể, rõ ràng bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Tránh dùng từ ngữ chung chung.
Ô 26 – Mã số hàng hóa (HS Code): Mã 8 chữ số theo danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam. Việc khai sai mã HS có thể dẫn đến tính sai thuế.
Ô 31 – Xuất xứ sản phẩm: Quốc gia sản xuất ra sản phẩm, có thể khác với quốc gia xuất khẩu.
Ô 35 – Khối lượng tịnh: Trọng lượng thực tế của sản phẩm (không bao gồm bao bì), tính bằng kg.
Ô 38 – Trị giá hàng hóa: Giá trị FOB của từng mặt hàng, tính bằng USD.
5. Thông tin về thuế xuất khẩu và thanh toán
Ô 43 – Thuế suất: Đa số hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam có thuế suất 0%. Một số mặt hàng đặc biệt như khoáng sản có thể áp thuế.
Ô 45 – Tiền thuế: Số tiền thuế phải nộp (nếu có), tính bằng VND.
Ô 47 – Phương thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán như L/C (thư tín dụng), T/T (chuyển khoản), D/P (trả tiền nhận chứng từ).
Quy trình 5 bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu cùng LogiLink
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
LogiLink hỗ trợ Quý khách rà soát và chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu của từng loại hàng hóa. Các giấy tờ cơ bản bao gồm: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, chứng từ vận tải và các giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Bước 2: Kê khai điện tử
Đội ngũ chuyên viên của LogiLink thực hiện việc kê khai tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS. Chúng tôi đảm bảo thông tin được điền chính xác và đầy đủ theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ xử lý
Hồ sơ được nộp điện tử và bản cứng (nếu cần). Thời gian xử lý thông thường từ 4-24 tiếng tùy theo tình trạng rủi ro của lô hàng.
Bước 4: Kiểm tra thực tế (nếu có)
LogiLink đồng hành cùng Quý khách trong quá trình kiểm tra hải quan, đảm bảo hàng hóa được giải phóng nhanh chóng.
Bước 5: Hoàn tất thông quan
Sau khi được cơ quan hải quan chấp thuận, hàng hóa được phép xuất cảnh. LogiLink cung cấp các chứng từ hoàn tất cho Quý khách. Sau đó, quy trình thanh lý tờ khai hải quan sẽ được tiến hành để đóng lại hồ sơ lô hàng.
Các phương thức đăng ký tờ khai hải quan hiện nay
Đăng ký điện tử qua VNACCS
Đây là phương thức chính và bắt buộc hiện nay. Hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System) cho phép nộp tờ khai 24/7 và theo dõi tình trạng xử lý trực tuyến.
Đăng ký qua VCIS
Hệ thống VCIS (Vietnam Customs Intelligence System) được áp dụng tại một số cửa khẩu, đặc biệt là các cảng lớn.
Nộp bản cứng
Chỉ áp dụng trong trường hợp đặc biệt khi hệ thống gặp sự cố hoặc theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
LogiLink có kết nối trực tiếp với cả hai hệ thống VNACCS và VCIS, đảm bảo việc nộp tờ khai được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất. Quy trình này áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu, trong khi đó, quy trình khai báo hải quan nhập khẩu sẽ có những yêu cầu và biểu mẫu riêng biệt.
Một số lưu ý quan trọng khi kê khai tờ khai hải quan
Về thời gian nộp tờ khai
Tờ khai phải được nộp trước khi hàng hóa đến khu vực giám sát hải quan. LogiLink khuyến nghị nộp trước 6-8 tiếng để có thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.
Về tính chính xác thông tin
Sai sót trong tờ khai có thể dẫn đến phạt tiền từ 500.000 – 10.000.000 VND tùy theo mức độ. Các lỗi thường gặp: sai mã HS code, sai trị giá hàng hóa, thiếu chứng từ kèm theo. Đồng thời, việc chủ động tìm hiểu cách tra nợ thuế hải quan cũng giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối không đáng có.
Về ngôn ngữ kê khai
Thông tin trong tờ khai phải được ghi bằng tiếng Việt. Đối với tên hàng hóa có thể ghi song ngữ Việt-Anh.
Về lưu trữ chứng từ
Doanh nghiệp phải lưu giữ bản sao tờ khai và chứng từ kèm theo trong thời hạn tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
Về sửa đổi tờ khai
Nếu phát hiện sai sót, cần làm thủ tục sửa đổi bổ sung ngay lập tức. LogiLink hỗ trợ xử lý nhanh các trường hợp này.
Câu hỏi thường gặp về tờ khai hải quan xuất khẩu
Có mấy cách đăng ký tờ khai hải quan?
Hiện tại có 2 phương thức chính để đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu. Phương thức thứ nhất là đăng ký điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, đây là phương thức bắt buộc và tiện lợi, cho phép nộp hồ sơ 24/7. Phương thức thứ hai là nộp bản cứng, chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
Một bộ hồ sơ khai hải quan xuất khẩu gồm những gì?
Một bộ hồ sơ khai hải quan xuất khẩu chuẩn bao gồm 8 loại chứng từ chính, trong đó quan trọng nhất là: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, danh sách đóng gói (Packing List), và chứng từ vận tải. Tùy thuộc vào mặt hàng, có thể cần thêm giấy phép xuất khẩu và chứng từ xuất xứ (C/O).
Tại sao nên chọn dịch vụ khai báo hải quan của LogiLink?
Bạn nên chọn dịch vụ khai báo hải quan của LogiLink vì 5 lý do chính: đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm xử lý chính xác 99.8%; hệ thống theo dõi lô hàng trực tuyến 24/7; chi phí cạnh tranh và minh bạch; thời gian thông quan nhanh chóng; và dịch vụ tư vấn miễn phí về mã HS code và thủ tục.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, LogiLink tự hào là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp tại TPHCM và trên cả nước. Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian, đảm bảo sản phẩm của Quý khách được thông quan và vận chuyển an toàn, nhanh chóng.
Liên hệ ngay với LogiLink để nhận tư vấn chi tiết:
- Hotline: +84909999543
- Email: info@congtyxuatnhapkhau.com
- Địa chỉ: 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TPHCM
