Tờ khai hải quan nhập khẩu là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Việc kê khai chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí. LogiLink chia sẻ hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp làm chủ quy trình này.
Tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?
Tờ khai hải quan nhập khẩu là tài liệu pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan khi nhập khẩu hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam. Đây là căn cứ để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra, giám sát và tính thuế đối với lô hàng.
Tờ khai bao gồm thông tin chi tiết về người nhập khẩu, hàng hóa, giá trị, xuất xứ và các chứng từ đi kèm. Mỗi thông tin trên tờ khai đều có ý nghĩa pháp lý quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thông quan.
Vai trò của tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu
Tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng quốc tế, từ lúc bắt đầu cho đến khi cần biết thanh lý tờ khai là gì để hoàn tất quy trình. Nó là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động thương mại.
Đối với doanh nghiệp, tờ khai chính xác giúp rút ngắn thời gian thông quan từ 3-5 ngày xuống còn 1-2 ngày. Điều này đặc biệt quan trọng với hàng hóa có tính thời gian như thực phẩm tươi sống hay linh kiện sản xuất.
Đối với nhà nước, tờ khai là công cụ quản lý thống kê thương mại, thu thuế và kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập khẩu. Hệ thống xử lý tờ khai hiện đại giúp tăng hiệu quả quản lý và giảm thời gian xử lý hồ sơ.
Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu mới nhất 2025
Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu năm 2025 được cập nhật theo Thông tư 39/2018/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ mẫu này với mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu để tránh nhầm lẫn. Mẫu tờ khai gồm các phần chính sau:
Phần I – Thông tin chung: Bao gồm loại hình tờ khai, cửa khẩu nhập, phương thức vận chuyển và ngày đăng ký.
Phần II – Thông tin người nhập khẩu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp nhập khẩu và người uỷ quyền.
Phần III – Thông tin hàng hóa: Chi tiết về tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng và giá trị.
Phần IV – Tính thuế: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các loại phí liên quan.
Phần V – Chứng từ đính kèm: Danh sách các giấy tờ pháp lý cần thiết.
Hướng dẫn cách điền các tiêu thức trên tờ khai hải quan nhập khẩu
Phần thông tin chung
Phần thông tin chung cần điền chính xác mã loại hình xuất nhập khẩu. Với hàng nhập khẩu thông thường, chọn mã “NK”. Đối với hàng tạm nhập tái xuất, chọn mã “TN”.
Cửa khẩu nhập phải đúng với nơi hàng hóa thực tế thông quan. Ví dụ: Cảng Cát Lái – mã 1401, Cảng Hải Phòng – mã 1101. Sai thông tin này có thể dẫn đến từ chối thông quan.
Phương thức vận chuyển được mã hóa theo chuẩn quốc tế: đường biển (1), đường hàng không (4), đường bộ (3). Thông tin này phải nhất quán với vận đơn (B/L hoặc AWB).
Phần thông tin về người nhập khẩu
Tên doanh nghiệp phải ghi đầy đủ như trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Không viết tắt hoặc dịch sang tiếng Việt nếu tên công ty là tiếng nước ngoài.
Mã số thuế phải chính xác 10 hoặc 13 số. Sai mã số thuế sẽ dẫn đến lỗi hệ thống và phải khai lại từ đầu.
Địa chỉ ghi theo đúng địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu có thay đổi địa chỉ, cần cập nhật thông tin với cơ quan thuế trước khi khai báo.
Phần thông tin chi tiết về hàng hóa
Mã HS (Harmonized System) là thông tin quan trọng nhất quyết định mức thuế áp dụng. Mã HS phải chính xác 8 chữ số và phản ánh đúng bản chất hàng hóa.
Xuất xứ hàng hóa ghi theo mã nước ISO. Trung Quốc (CN), Hàn Quốc (KR), Nhật Bản (JP). Xuất xứ ảnh hưởng đến thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do.
Số lượng và đơn vị tính phải thống nhất trong toàn bộ tờ khai. Ví dụ: 100 chiếc (PCE), 50 kg (KGM), 10 m³ (MTQ).
Giá trị hàng hóa tính theo USD, bao gồm giá CIF (Cost, Insurance, Freight). Giá trị này làm căn cứ tính thuế nhập khẩu và thuế VAT.
Cách khai báo tên hàng và mô tả hàng hóa
Tên hàng phải mô tả rõ ràng, đầy đủ tính năng và đặc điểm của sản phẩm. Tránh dùng tên thương mại hoặc mô tả chung chung như “phụ tung máy móc” hay “thiết bị điện tử”.
Ví dụ mô tả đúng: “Máy bơm nước ly tâm, công suất 5HP, chất liệu gang đúc, dùng trong công nghiệp” thay vì “Máy bơm”.
Với hàng có nhiều chi tiết, cần liệt kê đầy đủ các thành phần chính và chức năng. Điều này giúp cơ quan hải quan xác định đúng mã HS và mức thuế.
Mô tả bằng tiếng Việt, rõ ràng và khoa học. Tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật quá phức tạp mà không giải thích.
Hướng dẫn 8 bước khai tờ khai hải quan nhập khẩu trên Ecus cùng LogiLink
Bước 1: Đăng nhập và thiết lập hệ thống trên phần mềm Ecus
Truy cập hệ thống ECUS (Electronic Customs) tại địa chỉ www.ecus.vn bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan hải quan. Đảm bảo máy tính có cài đặt chứng thư số và phần mềm Java phiên bản mới nhất.
Kiểm tra kết nối mạng ổn định và tốc độ truy cập tối thiểu 2Mbps để tránh lỗi trong quá trình truyền tờ khai. LogiLink khuyến nghị sử dụng trình duyệt Internet Explorer hoặc Chrome phiên bản mới nhất.
Cập nhật danh mục mã HS, tỷ giá ngoại tệ và các quy định mới nhất từ hệ thống. Điều này đảm bảo thông tin khai báo luôn chính xác theo quy định hiện hành.
Bước 2: Chọn loại hình tờ khai nhập khẩu
Trong giao diện chính, chọn menu “Tờ khai nhập khẩu” → “Tạo mới”. Hệ thống hiển thị danh sách các loại tờ khai phổ biến:
Tờ khai nhập khẩu thông thường (NK01) dành cho hàng hóa nhập khẩu bình thường. Tờ khai tạm nhập tái xuất (TN01) cho hàng gia công, sản xuất xuất khẩu. Tờ khai chuyển khẩu (CK01) cho hàng chuyển tiếp qua Việt Nam.
Chọn đúng loại tờ khai theo mục đích sử dụng hàng hóa. Việc chọn sai có thể dẫn đến áp dụng sai mức thuế hoặc bị từ chối thông quan.
Bước 3: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung
Điền đầy đủ các thông tin cơ bản của lô hàng. Cửa khẩu nhập phải chọn đúng nơi hàng hóa thực tế làm thủ tục thông quan.
Phương thức vận chuyển chọn theo thực tế: đường biển cho container, đường hàng không cho hàng gấp, đường bộ cho hàng từ các nước láng giềng.
Quốc gia xuất khẩu và quốc gia xuất xứ có thể khác nhau. Ví dụ: hàng sản xuất tại Trung Quốc nhưng xuất khẩu từ Singapore thì quốc gia xuất khẩu là Singapore, xuất xứ là Trung Quốc.
Bước 4: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2
Tab này chứa thông tin bổ sung về điều kiện thương mại và tài chính. Điều kiện giao hàng (Incoterms) phải thống nhất với hợp đồng mua bán.
FOB (Free On Board) có nghĩa người bán chịu chi phí đến khi hàng qua lan can tàu. CIF (Cost, Insurance, Freight) bao gồm cả chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích.
Đồng tiền thanh toán thường là USD, EUR hoặc CNY. Tỷ giá áp dụng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký tờ khai.
Phương thức thanh toán ghi theo thực tế: T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), hoặc D/P (Document against Payment).
Bước 5: Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”
Đây là phần quan trọng nhất của tờ khai, chứa thông tin chi tiết về từng mặt hàng. Mỗi dòng hàng phải có mã HS riêng biệt.
Tên hàng mô tả đầy đủ đặc điểm, công dụng và thông số kỹ thuật. Số lượng, trọng lượng thống kê theo đúng vận đơn và invoice.
Giá trị FOB ghi theo invoice, giá trị CIF bao gồm thêm phí vận chuyển và bảo hiểm. Chênh lệch này là cơ sở tính thuế nhập khẩu.
Xuất xứ hàng hóa phải có chứng từ chứng minh như C/O (Certificate of Origin) để được hưởng ưu đãi thuế quan.
Bước 6: Khai báo các chứng từ đính kèm
Liệt kê đầy đủ các chứng từ pháp lý đi kèm với lô hàng. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và vận đơn (B/L/AWB) là bắt buộc với mọi lô hàng.
Chứng nhận xuất xứ (C/O) cần thiết để hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại. Giấy phép nhập khẩu áp dụng với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Chứng nhận chất lượng (C/Q) bắt buộc với thực phẩm, dược phẩm và hóa chất. Bảng kê chi tiết cần thiết với hàng có nhiều chi tiết phức tạp.
Đối với hàng máy móc, cần có catalog và hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt theo quy định an toàn lao động.
Bước 7: Truyền tờ khai hải quan nhập khẩu
Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trước khi truyền. Sử dụng chức năng “Kiểm tra lỗi” của hệ thống để phát hiện sai sót cơ bản.
Nhấn “Truyền tờ khai” và đợi hệ thống xác nhận. Quá trình này thường mất 30-60 giây tùy thuộc vào tốc độ kết nối mạng.
Sau khi truyền thành công, hệ thống cấp số tờ khai và thời gian đăng ký. Lưu lại thông tin này để theo dõi tiến độ xử lý.
In bản cứng tờ khai đã truyền để lưu hồ sơ và nộp cho cơ quan hải quan khi cần thiết.
Bước 8: Lấy kết quả phân luồng và in tờ khai
Hệ thống tự động phân luồng tờ khai trong vòng 5-15 phút sau khi truyền. Luồng xanh (không kiểm tra) chiếm khoảng 85%, luồng vàng (kiểm tra giấy tờ) khoảng 10%, luồng đỏ (kiểm tra thực tế) khoảng 5%.
Với luồng xanh, doanh nghiệp có thể làm thủ tục lấy hàng ngay. Luồng vàng cần nộp bổ sung chứng từ theo yêu cầu của hải quan.
Luồng đỏ đòi hỏi kiểm tra thực tế hàng hóa, thời gian xử lý từ 1-3 ngày làm việc tùy thuộc vào tính phức tạp của lô hàng.
In tờ khai đã có kết quả phân luồng để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình thông quan hàng hóa.
Những lưu ý quan trọng khi kê khai tờ khai hải quan nhập khẩu
Thời hạn nộp tờ khai là 30 ngày kể từ khi hàng về đến cửa khẩu. Quá hạn sẽ bị phạt 20 triệu đồng và phải làm thủ tục xử lý vi phạm hành chính.
Việc khai báo sai thông tin có thể dẫn đến thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ logistics. LogiLink khuyến nghị doanh nghiệp nên có đội ngũ chuyên môn hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ tờ khai trong 5 năm theo quy định pháp luật. Điều này quan trọng khi cơ quan chức năng thực hiện thanh tra, kiểm tra sau thông quan. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên tra cứu nợ thuế hải quan để đảm bảo không có sai sót tài chính nào phát sinh.
Cập nhật thường xuyên các quy định mới về thuế, mã HS và thủ tục hải quan. Các quy định này thay đổi thường xuyên theo chính sách kinh tế và cam kết quốc tế.
Đảm bảo tính nhất quán giữa tờ khai và các chứng từ đi kèm. Sự không thống nhất có thể dẫn đến nghi ngờ gian lận thương mại và bị điều tra kỹ lưỡng.
Dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu chuyên nghiệp tại LogiLink
LogiLink cung cấp dịch vụ khai báo hải quan toàn diện, không chỉ cho nhập khẩu mà còn hỗ trợ cả việc khai báo hải quan xuất khẩu với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm. Chúng tôi am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật và có mối quan hệ tốt với các cửa khẩu trên toàn quốc.
Quy trình khai báo của LogiLink được tối ưu hóa giúp rút ngắn thời gian thông quan xuống mức tối thiểu. Tỷ lệ thông quan thành công đạt 98%, cao hơn mức trung bình của thị trường.
Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi thành thạo hơn 15 ngành hàng chủ lực như máy móc thiết bị, dệt may, thực phẩm, hóa chất và điện tử. Mỗi chuyên viên đều có chứng chỉ nghiệp vụ hải quan do Tổng cục Hải quan cấp.
Dịch vụ tư vấn mã HS miễn phí giúp doanh nghiệp xác định đúng mức thuế áp dụng và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan. Chúng tôi cũng hỗ trợ xin cấp các giấy phép chuyên ngành khi cần thiết.
Hệ thống theo dõi 24/7 cho phép khách hàng cập nhật tình trạng lô hàng bất cứ lúc nào. Báo cáo chi tiết được gửi định kỳ giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền và kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về tờ khai hải quan nhập khẩu
Tờ khai hải quan nhập khẩu có hiệu lực trong bao lâu?
Tờ khai hải quan có hiệu lực vĩnh viễn sau khi được cơ quan hải quan chấp nhận. Tuy nhiên, thời hạn làm thủ tục lấy hàng là 90 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai. Quá thời hạn này, hàng hóa sẽ bị coi là bỏ quên và xử lý theo quy định.
Đối với hàng tạm nhập tái xuất, thời hạn lưu giữ tại Việt Nam tối đa là 365 ngày và có thể gia hạn thêm 365 ngày nếu có lý do chính đáng. Sau thời hạn này, doanh nghiệp phải thực hiện tái xuất hoặc chuyển thành nhập khẩu chính thức.
Có thể sửa đổi tờ khai sau khi đã truyền không?
Tờ khai chỉ có thể sửa đổi trước khi cơ quan hải quan ban hành quyết định thông quan. Việc sửa đổi phải có lý do chính đáng và được cơ quan hải quan chấp thuận.
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã thông quan, doanh nghiệp phải làm thủ tục khai bổ sung và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt dao động từ 10-200 triệu đồng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Mất bao lâu để hoàn thành thủ tục khai báo hải quan?
Thời gian thông quan phụ thuộc vào kết quả phân luồng và tính phức tạp của lô hàng. Luồng xanh có thể hoàn thành trong vài giờ, luồng vàng mất 1-2 ngày, luồng đỏ có thể kéo dài 3-7 ngày.
Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài hơn do phải chờ kết quả kiểm định chất lượng từ các cơ quan chuyên môn. LogiLink khuyến nghị doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ để tăng tốc quy trình.
Chi phí khai báo hải quan nhập khẩu bao gồm những gì?
Chi phí khai báo bao gồm lệ phí hải quan (270.000 – 540.000 VNĐ/tờ khai), phí dịch vụ khai báo (2-5 triệu VNĐ/lô hàng tùy độ phức tạp), và các chi phí phát sinh như kiểm định, bốc xếp.
Ngoài ra còn có thuế nhập khẩu (0-200% giá trị hàng hóa), thuế VAT (0-10%), thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với một số mặt hàng) và phí bảo vệ môi trường (đối với hàng có tác động môi trường).
Có cần chứng chỉ đào tạo để tự khai báo hải quan?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể tự khai báo hoặc ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ logistics. Nếu tự khai báo, nhân viên phụ trách cần có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hải quan.
LogiLink khuyến nghị doanh nghiệp nên cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ hải quan do Tổng cục Hải quan hoặc các tổ chức uy tín tổ chức. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, LogiLink tự hào là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp tại TPHCM và trên cả nước, phấn đấu trở thành một trong những công ty xuất nhập khẩu lớn ở Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian, đảm bảo hàng hóa của Quý khách được thông quan và vận chuyển an toàn, nhanh chóng.
Liên hệ ngay với LogiLink để nhận tư vấn chi tiết:
- Hotline: +84909999543
- Email: info@congtyxuatnhapkhau.com
- Địa chỉ: 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TPHCM
