Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện chiếm tới 80% tổng lượng hàng hóa nhập khẩu tại Việt Nam. Quy trình này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về thủ tục hải quan, chứng từ vận chuyển cùng luật pháp quốc tế. LogiLink chia sẻ bài viết chi tiết về quy trình vận chuyển đường biển từ A đến Z, giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn bộ quy trình cũng như tối ưu hóa chi phí.
Tổng quan về nhập khẩu qua đường biển
Nhập khẩu bằng đường biển là gì?
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển lô hàng từ các quốc gia xuất khẩu về Việt Nam thông qua hệ thống cảng biển. Phương thức này sử dụng tàu container với hai hình thức chính, đó là FCL và LCL. Để hiểu rõ hơn hàng FCL là gì, FCL là viết tắt của Full Container Load (nguyên container), còn LCL là Less than Container Load (lẻ container).
Đường biển trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp nhờ chi phí vận chuyển thấp hơn 3-5 lần so với nhập khẩu hàng air. Thời gian vận chuyển từ các thị trường chính như Trung Quốc, Hàn Quốc dao động từ 5-7 ngày, trong khi từ châu Âu và Mỹ khoảng 15-25 ngày.
Các bên tham gia trong quy trình nhập khẩu đường biển
Quy trình nhập khẩu bằng đường biển có sự tham gia của nhiều bên liên quan:
Người xuất khẩu (Shipper) chịu trách nhiệm chuẩn bị lô hàng, chứng từ xuất khẩu tại quốc gia gửi. Người nhập khẩu (Consignee) là bên nhận lô hàng, thực hiện các thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam.
Hãng tàu biển (Shipping Line) sử dụng nhiều các loại tàu biển khác nhau để vận chuyển lô hàng từ cảng xuất phát đến cảng đích. Đại lý hãng tàu đại diện cho hãng tàu tại cảng đích, phát hành vận đơn cũng như thông báo lô hàng đến.
Một công ty logistics như LogiLink đóng vai trò trung gian, thực hiện toàn bộ quy trình từ đặt chỗ tàu, khai báo hải quan đến vận chuyển lô hàng về kho. Cơ quan hải quan kiểm tra, thông quan lô hàng theo quy định pháp luật.
Quy trình 10 bước nhập khẩu bằng đường biển chi tiết
Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại quốc tế là căn cứ pháp lý cho toàn bộ giao dịch nhập khẩu. Hợp đồng cần quy định rõ điều kiện giao hàng Incoterms, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên.
Các điều kiện Incoterms phổ biến trong nhập khẩu đường biển bao gồm FOB (Free On Board), CIF (Cost, Insurance and Freight), và CFR (Cost and Freight). Mỗi điều kiện quy định khác nhau về việc ai chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm cũng như rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Hợp đồng cũng cần làm rõ mã HS Code của sản phẩm để xác định chính xác thuế nhập khẩu cùng với các quy định kiểm tra chất lượng. LogiLink hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn lựa chọn điều kiện Incoterms tối ưu để giảm thiểu chi phí và rủi ro.
Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Một số loại hàng nhập khẩu yêu cầu giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành. Sản phẩm thuộc diện kiểm tra chuyên ngành bao gồm thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị điện tử và máy móc.
Thời gian xin giấy phép dao động từ 15-45 ngày làm việc tùy theo loại sản phẩm và cơ quan cấp phép. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp trước khi lô hàng về đến cảng.
LogiLink có kinh nghiệm xin giấy phép cho các mặt hàng đặc thù, giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ quy định. Chúng tôi tư vấn lộ trình xin phép hợp lý để tránh ách tắc lô hàng tại cảng.
Bước 3: Thanh toán quốc tế (Payment)
Thanh toán quốc tế thực hiện theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các phương thức phổ biến gồm tín dụng thư (L/C), chuyển tiền trước (T/T), và thanh toán khi giao hàng (D/P, D/A).
Tín dụng thư L/C được ưa chuộng nhờ tính bảo đảm cao cho cả người mua và người bán. Ngân hàng phát hành L/C cam kết thanh toán khi người xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo yêu cầu.
Chuyển tiền trước T/T có chi phí thấp nhưng rủi ro cao cho người nhập khẩu. Phương thức này phù hợp với các giao dịch có độ tin cậy cao hoặc giá trị nhỏ.
Bước 4: Thuê đơn vị vận chuyển và đặt lịch tàu (Booking)
Đặt chỗ tàu là bước quan trọng để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng thời hạn. LogiLink với mạng lưới đối tác rộng khắp giúp doanh nghiệp chọn lựa hãng tàu và lịch trình tối ưu.
Booking cần thực hiện trước 7-10 ngày so với ngày lô hàng sẵn sàng xuất khẩu. Thông tin booking bao gồm thông tin người gửi, người nhận, mô tả sản phẩm, trọng lượng, thể tích và cảng đích.
Trong mùa cao điểm (tháng 8-12), tình trạng thiếu container kèm theo tăng giá cước thường xuyên xảy ra. LogiLink sử dụng hệ thống dự báo và đặt chỗ sớm để đảm bảo giá cước ổn định cho khách hàng.
Bước 5: Theo dõi quá trình đóng gói và vận chuyển
Giám sát lô hàng từ khâu đóng gói tại nguồn đến khi lên tàu là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ. LogiLink sử dụng hệ thống tracking hiện đại để cập nhật tình trạng lô hàng theo thời gian thực.
Sản phẩm cần được đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển đường biển để tránh hư hỏng do va đập và môi trường ẩm ướt. Tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa, doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn trong số các loại container khác nhau để đảm bảo an toàn. Container cần được kiểm tra kỹ lưỡng về tình trạng kỹ thuật trước khi nhận lô hàng.
Sau khi tàu rời cảng, khách hàng nhận được thông tin về lịch trình dự kiến đến cảng đích. Thời gian vận chuyển có thể thay đổi do điều kiện thời tiết cũng như tình trạng cảng nên cần cập nhật thường xuyên.
Bước 6: Kiểm tra bộ chứng từ lô hàng
Chứng từ gốc từ người xuất khẩu thường được gửi qua courier hoặc ngân hàng. Bộ chứng từ cần được kiểm tra kỹ lưỡng về tính chính xác và đầy đủ trước khi làm thủ tục hải quan.
Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) là chứng từ quan trọng nhất để nhận lô hàng tại cảng. Invoice thương mại phải phản ánh đúng giá trị lô hàng để tính thuế nhập khẩu chính xác.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin) giúp hưởng ưu đãi thuế theo các hiệp định thương mại tự do. Giấy chứng nhận chất lượng cần thiết cho sản phẩm thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
Bước 7: Nhận thông báo lô hàng đến (Arrival Notice)
Đại lý hãng tàu gửi thông báo lô hàng đến sau khi tàu cập cảng. Thông báo này chứa thông tin chi tiết về container, thời gian được phép lấy lô hàng và các phí phát sinh.
Phí demurrage được tính nếu container không được lấy kiện hàng trong thời hạn quy định (thường là 7-14 ngày miễn phí). Chi phí này có thể lên đến vài triệu VNĐ mỗi ngày nên cần sắp xếp lấy lô hàng kịp thời.
LogiLink theo dõi chặt chẽ lịch trình tàu, chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục để rút ngắn thời gian lưu bãi container. Điều này giúp tiết kiệm chi phí lưu bãi và tránh ách tắc trong quy trình.
Bước 8: Khai báo và làm thủ tục hải quan cùng LogiLink
Khai báo hải quan là khâu phức tạp nhất trong quy trình nhập khẩu. LogiLink với đội ngũ chuyên viên có chứng chỉ hành nghề khai báo hải quan đảm bảo thủ tục chính xác và nhanh chóng.
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được nộp trực tuyến qua hệ thống VNACCS/VCIS. Hệ thống sẽ quyết định lô hàng thuộc luồng xanh (thông quan tự động), luồng vàng (kiểm tra chứng từ) hay luồng đỏ (kiểm tra thực tế).
Thời gian thông quan trung bình 1-3 ngày làm việc với luồng xanh và vàng. Lô hàng thuộc luồng đỏ có thể mất 5-7 ngày do cần kiểm tra thực tế tại cảng. LogiLink có tỷ lệ thông quan luồng xanh cao nhờ kinh nghiệm khai báo chính xác.
Bước 9: Nhận lô hàng tại cảng và vận chuyển về kho
Sau khi lô hàng được thông quan, LogiLink sắp xếp xe tải phù hợp để vận chuyển từ cảng về kho hoặc địa điểm chỉ định. Container được kiểm tra niêm phong trước khi ra cổng cảng.
Quá trình dỡ kiện hàng tại kho được thực hiện cẩn thận với sự giám sát của nhân viên LogiLink. Sản phẩm được kiểm đếm, chụp ảnh và lập biên bản bàn giao chi tiết.
Container rỗng được trả về depot của hãng tàu trong thời hạn quy định để tránh phí phạt. LogiLink có mạng lưới depot rộng khắp khu vực miền Nam giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển container rỗng.
Bước 10: Hoàn tất hồ sơ, thanh toán và khiếu nại (nếu có)
Toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng được LogiLink tổng hợp, bàn giao cho khách hàng. Hồ sơ bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan, hóa đơn VAT dịch vụ và biên bản giao nhận lô hàng.
Thanh toán dịch vụ logistics thực hiện theo thỏa thuận, thường trong vòng 7-15 ngày sau khi hoàn tất giao hàng. LogiLink cung cấp bảng kê chi phí chi tiết và minh bạch cho từng khoản phí.
Trong trường hợp phát sinh hư hỏng hoặc thiếu vật tư, LogiLink hỗ trợ khách hàng làm thủ tục khiếu nại với hãng tàu kèm theo công ty bảo hiểm. Thời hạn khiếu nại thường là 3 ngày kể từ ngày giao hàng nên cần xử lý nhanh chóng.
Các chứng từ cần thiết trong quy trình nhập khẩu đường biển
Bộ chứng từ đầy đủ, chính xác là yếu tố quyết định sự thành công của quy trình nhập khẩu. LogiLink tư vấn doanh nghiệp chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp để tránh chậm trễ và phát sinh chi phí.
Vận đơn biển gốc (Original Bill of Lading) là chứng từ chủ quyền lô hàng, cần thiết để nhận lô hàng tại cảng đích. Vận đơn phải ghi đúng thông tin người nhận và có chữ ký của hãng tàu.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa, là căn cứ để tính thuế nhập khẩu. Invoice cần ghi rõ mã HS Code, xuất xứ hàng hóa và điều kiện giao hàng.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin) xác nhận nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế. Form CO được cấp bởi phòng thương mại hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu.
Danh mục đóng gói (Packing List) mô tả chi tiết về quy cách, số lượng cũng như trọng lượng từng kiện hàng. Thông tin này cần khớp với khai báo trên tờ khai hải quan.
Giấy chứng nhận chất lượng cần thiết cho sản phẩm thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và các sản phẩm thuộc diện kiểm tra chuyên ngành. Chứng từ phải do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp.
Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu lô hàng vận chuyển bằng đường biển từ chuyên gia LogiLink
Tính toán thời gian vận chuyển hợp lý để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cần dự phòng thêm 3-5 ngày cho các khâu thông quan và vận chuyển nội địa.
Mua bảo hiểm lô hàng để bảo vệ tài sản trước các rủi ro trong quá trình vận chuyển. Tỷ lệ bảo hiểm thường 0.1-0.3% giá trị lô hàng, chi phí thấp nhưng hiệu quả bảo vệ cao.
Kiểm tra container kỹ lưỡng trước khi nhận lô hàng để phát hiện sớm các vấn đề về niêm phong, hư hỏng cấu trúc. LogiLink có quy trình kiểm tra container chuẩn quốc tế để đảm bảo chất lượng.
Cập nhật thường xuyên các quy định mới về thuế, giấy phép cùng với thủ tục hải quan. Pháp luật về xuất nhập khẩu thay đổi liên tục nên cần theo dõi để tuân thủ đúng quy định.
Lựa chọn đối tác logistics có kinh nghiệm để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, kể cả khi cần đến các giải pháp vận tải đa phương thức. LogiLink với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu đường biển cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp và chi phí tối ưu.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, LogiLink tự hào là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp tại TPHCM và trên cả nước. Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện, từ vận chuyển đường sông đến các dịch vụ kho bãi chuyên biệt như dịch vụ kho ngoại quan, lưu trữ hóa chất, hệ thống kho bãi Phú Mỹ, kho bãi Thủ Đức, kho bãi Cái Mép, kho bãi Long Thành, kho bãi Nhơn Trạch và thuê kho Long Bình. Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ khai thác cảng Long Bình, dịch vụ khai thác cảng Mỹ Phước và dịch vụ khai thác cảng Nhơn Trạch, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian, đảm bảo lô hàng của Quý khách được thông quan, vận chuyển an toàn, nhanh chóng.
Liên hệ ngay với LogiLink để nhận tư vấn chi tiết:
- Hotline: +84909999543
- Email: info@congtyxuatnhapkhau.com
- Địa chỉ: 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TPHCM
